Een goed ritme is het halve werk

In 5 stappen naar een succesvol administratie ritme

Je herkent het misschien wel: je bent vrijwel dagelijks druk met ondernemen. Druk in je bedrijf en met je klanten. Je werkt vooral om geld te verdienen en rekeningen op tijd te betalen. Je verliest het overzicht uit het oog, en blijft op gevoel ondernemen. Als je banksaldo het toelaat betaal je de facturen of je eigen salaris, als je banksaldo laag is dan ga je meer facturen versturen om weer geld binnen te krijgen.

1x per kwartaal breng je de administratie naar je boekhouder/ accountant die dit vervolgens voor je verwerkt tot de BTW-aangifte. Je krijgt te horen wat je moet betalen en dit valt eigenlijk altijd tegen. Daar heb je geen rekening mee gehouden! Je voelt stress, onrust misschien wel paniek. Dus je gaat nog een paar weken flink aan de bank om het geld voor de BTW-aangifte bij elkaar te krijgen. Eind van de maand is het gelukt, je betaald de BTW aan de belastingdienst. Helaas is er geen geld over voor je eigen salaris, dat komt dan hopelijk de volgende maand wel weer.

Ook al zou jouw situatie niet zo zijn zoals ik hierboven schets, ook dan kan het vast anders.

Tandenpoetsen doen we allemaal, 2x per dag zelfs. We doen dit niet omdat we het leuk vinden, maar omdat het moet. Als je je tanden namelijk niet poetst dan krijg je gaatjes, daarom hebben we er een gewoonte van gemaakt om 2x per dag op vaste momenten tanden te poetsen.

Hetzelfde geldt voor de afwas. Iedere dag zorg je er voor dat de vuile vaat wordt afgewassen of in de vaatwasser beland. Als je dit niet zou doen, dan wordt het een grote chaos op je aanrecht, het gaat stinken en je hebt er 2x zoveel werk aan.

Dit gaat ook op voor je administratie. Als je het niet dagelijks doet, dan ontstaat er chaos, is het niet meer te overzien en kost het je veel meer tijd. Een factuur of bon van de afgelopen week heb je nu eenmaal sneller terug gevonden dan die van 2 maanden geleden. Ook is het van belang om ervoor te zorgen dat jij je geld op tijd ontvangt. Dit kan alleen als je op tijd je klanten factureert maar ook de betalingstermijn in de gaten houd. Alleen dan blijven geldstromen op gang.

Hoe werk je toe naar een vast administratie ritme?

  • Vast moment per dag

Bepaal voor jezelf op welk moment van de werkdag jij 2 minuten tijd kan inplannen om je administratie bij te werken. Werkt dit voor jou het beste aan het einde van je werkdag? Dan neem je deze dagelijkse taak op in je takenlijst of je zet hem dagelijks in je agenda. Het zal in het begin wennen zijn, maar je zal zien dat die 2 minuten een wereld van verschil gaan maken.

  • Plan een vast moment per week

Bepaal op welk moment jij de week administratief afsluit. Is dit op vrijdag middag? Plan dit dan ook in. Je reserveert nu 30 minuten tijd. Blok deze tijd in je agenda en hou jezelf eraan.

  • Vind je het nog steeds lastig?

Zoek een administratie buddy. Iemand die ook moeite heeft met het administratie ritme, of meer discipline heeft, en houd elkaar scherp. Stuur elkaar wekelijks een reminder en hou vol. Je zal zien dat je in de eerste week na afloop van het kwartaal je boekhouder/accountant al een seintje kan geven voor de verwerking van de administratie en de berekening van de BTW.

Vanaf nu ben jij iedere dag “bij” met je administratie en daar ga jij de vruchten van plukken zonder dat je zelf verstand moet hebben van cijfers. Wil je nog een stap verder gaan? Implementeer Profit First voor jouw bedrijf. Met deze methode ondersteun je jouw administratie ritme maar kun je nog beter sturen op je geldstromen waardoor er meer inzicht en overzicht ontstaat. Meer over Profit First

Liever direct inschrijven voor een training over Profit First? Check hier de agenda voor de eerstvolgende training.

Direct starten met een goed administratie ritme? Download gratis: In 5 stappen een succesvol administratie ritme